経営ダッシュボードの構築の進め方

売上、粗利、顧客数、受注残高などの指標が複数のシステムや部署ごとの集計表に分かれていると、全体の状況を把握するたびに、集計と数値の照合に時間がかかります。こうした指標を一か所で確認できるようにし、定期的に自動で更新される形にしたものが経営ダッシュボードです。

ただし、指標を並べただけのダッシュボードは、次第に利用されなくなります。利用する方と判断の場面、各指標の定義、数値が基準を外れた場合に対応する担当者を、構築の前に定める必要があります。

経営ダッシュボードの構築が適する状況と適さない状況

次のような場合には、経営ダッシュボードの構築が有効です。

一方で、どの指標をもとに何を判断するかが定まっていない場合は、画面を構築しても利用されないため、判断の場面と指標を先に定める必要があります。また、指標の算出に必要なデータが複数のシステムに分かれ、定期的に取り出す手段がない場合は、データの連携の方法やデータ基盤の整備を先に検討します。月に一度、少人数で確認するだけであれば、既存の集計表の改善で足りることもあります。

指標の設計

判断の場面に応じた指標の選定

ダッシュボードに載せる指標は、利用する方が行う判断から逆算して選びます。たとえば経営会議であれば、予算に対する進捗、利益率の変化、主要な顧客や商品の動向など、予算や人員の配分を判断するための指標を選びます。営業所や店舗の責任者であれば、日々の受注、在庫、作業の進捗など、当日のうちに対応すべき事象を把握するための指標を選びます。

そのため当社では、利用する方ごとに、どの会議や業務で、何を判断するために、どの指標を見るのかを整理してから、画面の構成を決定します。利用する方や判断の場面が異なる場合は、一つの画面にすべての指標を載せるのではなく、画面を分けます。

指標の分解

売上や利益のような結果の指標だけでは、数値が悪化したときに、どの要素が変化しているのかが分かりません。そのため、結果の指標を、たとえば売上であれば客数と客単価に、客数であれば新規の顧客と既存の顧客に、というように要素に分解し、数値の変化がどの要素から生じているかを把握できるようにします。

分解は、細かくするほどよいわけではありません。指標の分解は、各指標に対する改善策と、その実施を担う部署や担当者を特定できる段階までにとどめます。それ以上の分解を加えるかどうかは、その指標が具体的な判断や対応に結びつくかに基づいて判断します。

指標の定義

指標ごとに、算出に使うデータ、計算の方法、集計の期間、対象の範囲を定義書にまとめます。売上であれば、計上の時点、返品や値引きの扱い、税込か税抜かといった点です。定義が曖昧なままでは、ダッシュボードの数値と会計や部署の集計表の数値が合わず、利用者がダッシュボードを信頼しなくなります。

目標と基準の表示

数値だけを表示しても、その水準が適切かどうかは判断できません。指標ごとに、予算や目標、前年の同じ時期、許容できる範囲などの比較の基準を定め、画面に表示します。基準を外れた指標が一目で分かるようにし、必要に応じて担当者に通知します。あわせて、数値がいつ時点のものかを画面に表示します。

構成

ダッシュボードは、BIツールを使って構築することが一般的です。例として、Microsoft Power BI、Tableau、Google の Looker Studio があります。どのツールを使うかは、社内ですでに利用しているシステム、利用者の数、ツールの利用料、データの保存先を踏まえて決定します。BIツールを使わずに、ウェブアプリケーションとして画面を開発する方法もあります。既存の業務システムや社内ポータルに画面を組み込む場合、BIツールでは実現しにくい表示や操作が必要な場合、利用者の数やツールのライセンスの体系を踏まえて開発するほうが合理的な場合などに検討します。

同じ指標の計算を画面ごとに個別に定義すると、修正の反映漏れなどによって画面ごとに数値が食い違うおそれがあるため、複数の画面で使う指標の計算は、データベースやデータウェアハウス、またはBIツールの共通のデータモデルに集約します。どこで計算するかは、データの量や、絞り込みの条件によって結果が変わる指標かどうかに応じて決定します。

進め方

1. 利用する方と判断の場面の整理

ダッシュボードを利用する方と、利用する会議や業務、そこで行う判断を整理します。現在使っている会議資料や集計表があれば、それを材料にします。

2. 指標の設計

判断の場面ごとに指標を選び、要素への分解の方法、定義、比較の基準を定めます。指標の定義は、利用する部署や、必要に応じて経理の担当者の確認を得て確定します。

3. データの確認と構成の決定

指標の算出に必要なデータがどのシステムにあり、どの頻度で取り出せるかを確認します。あわせて、社内ですでに利用しているシステム、利用者の数、ツールの利用料を踏まえて、使用するBIツール、または画面を開発するかどうかと、利用者ごとに閲覧できるデータの範囲を定めます。データの集約が必要な場合は、取り込みと加工の処理を構築します。

4. 画面の試作

主要な画面を試作し、利用する方に実際の会議や業務で使っていただき、画面の構成や指標の過不足を調整します。

5. 構築と検証

対象の画面を構築し、表示される数値を会計や既存の集計表の数値と突き合わせます。差額が生じた場合は、指標の定義や集計の対象の違いによるものか、データや計算の処理の誤りによるものかを確認し、処理を修正するか、差額の理由を説明できるようにします。

6. 運用と改善

データの更新が失敗していないかを監視するとともに、利用の状況を確認し、使われていない画面や指標を見直します。組織や事業の変更、新たな判断の場面に合わせて、指標と画面を更新します。

ご依頼時にご用意いただく資料

構築には、主に次のような資料とデータを用います。すべてが揃っていない場合も、お手元の資料とシステムの状況を伺ったうえで、進め方を検討します。

成果物

ご依頼の範囲に応じて、主に次のような成果物をご提出します。

期間と費用の決定要因

期間と費用は、指標と画面の数、データの状態によって大きく変わるため、ご相談の際に対象の範囲を伺い、個別にお見積もりします。期間と費用を左右する主な要素は次のとおりです。

BIツールの利用料が発生する場合は、別途お客様の契約でご負担いただきます。